Vivotech Oy / Aktiivimedia
Päivitetty 30.9.2026
Vivotech Oy kunnioittaa asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa, yhteistyökumppaneidensa ja muiden sidosryhmiensä yhteyshenkilöiden yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoituksiin niitä käytämme ja mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet.
Seloste koskee Vivotech Oy:n sekä sen Aktiivimedia-aputoiminimen toimintaa.
1. Rekisterinpitäjä
Vivotech Oy
Y-tunnus 2561680-5
Riippakoivuntie 14 A 1
02130 Espoo
Tietosuojaa koskevat yhteydenotot:
info@vivotech.fi
2. Keitä koskevia tietoja käsittelemme?
Vivotech Oy toimii pääasiassa yritysasiakkaiden ja muiden organisaatioiden kanssa.
Käsittelemme tässä yhteydessä henkilötietoja esimerkiksi:
- asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme yhteyshenkilöistä
- yhteistyökumppaneiden ja toimittajien yhteyshenkilöistä
- verkkosivujemme kautta meihin yhteyttä ottavista henkilöistä
- uutiskirjeidemme ja muun sähköisen viestinnän vastaanottajista
- muista liiketoimintaamme liittyvistä sidosryhmistä.
Vaikka asiakassuhde on yritysten välinen, yrityksen yhteyshenkilöön liittyvät tiedot, kuten nimi, työtehtävä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, ovat henkilötietoja.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:
- nimi
- työnantaja tai edustettu organisaatio
- tehtävänimike ja työtehtävä
- työpuhelinnumero ja työsähköpostiosoite
- asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan kanssa käytyyn yhteydenpitoon liittyvät tiedot
- tarjous-, sopimus- ja asiakkuushistoria
- tapaamisia, yhteydenottoja ja sovittuja jatkotoimenpiteitä koskevat CRM-merkinnät
- verkkosivujen yhteydenottolomakkeella annetut tiedot
- uutiskirjeeseen liittyvät tiedot ja markkinointikiellot
- laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tarpeelliset yhteyshenkilötiedot
- verkkosivujen käytöstä muodostuvat tekniset ja analytiikkatiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä evästeisiin tai vastaaviin teknologioihin liittyvät tunnisteet.
Emme lähtökohtaisesti kerää tai käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia arkaluonteisia henkilötietoja.
4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakassuhteiden hoitamiseen ja ylläpitämiseen
- yhteydenpitoon asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa
- tarjouspyyntöjen, tarjousten, tilausten ja sopimusten käsittelemiseen
- tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen
- asiakaspalveluun ja huoltopalveluiden toteuttamiseen
- laskutukseen ja taloushallintoon
- potentiaalisten yritysasiakkaiden kontaktointiin ja B2B-myyntiin
- yrityksille ja niiden yhteyshenkilöille suunnattuun markkinointiin
- uutiskirjeiden ja muun sähköisen viestinnän lähettämiseen
- verkkosivujen toiminnan, käytettävyyden ja palveluidemme kehittämiseen
- liiketoiminnan suunnitteluun, analysointiin ja raportointiin
- lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseen.
Emme käytä henkilötietoja sellaiseen automatisoituun päätöksentekoon, jolla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste riippuu käsittelyn tarkoituksesta.
Sopimus ja sopimusta edeltävät toimenpiteet
Käsittelemme tietoja silloin, kun se on tarpeen sopimuksen tekemiseksi tai sovitun palvelun toteuttamiseksi.
Oikeutettu etu
Käsittelemme yritysasiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietoja myös Vivotech Oy:n oikeutetun edun perusteella. Oikeutettu etumme liittyy esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamiseen, B2B-myyntiin ja markkinointiin sekä liiketoimintamme kehittämiseen.
Oikeutettuun etuun perustuvassa käsittelyssä huomioimme käsittelyn tarpeellisuuden sekä rekisteröidyn oikeudet ja kohtuulliset odotukset.
Suostumus
Käytämme suostumusta käsittelyn perusteena silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
Lakisääteinen velvollisuus
Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja myös silloin, kun esimerkiksi kirjanpito- tai muu lainsäädäntö sitä edellyttää.
Nämä vastaavat GDPR:n 6 artiklan mukaisia käsittelyperusteita. Eur-Lex
6. Mistä henkilötiedot saadaan?
Saamme henkilötietoja ensisijaisesti:
- rekisteröidyltä itseltään
- hänen edustamaltaan yritykseltä tai organisaatiolta
- asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteen aikana
- verkkosivujemme yhteydenottolomakkeiden kautta
- julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta
- yritys- ja yhteystietopalveluista silloin, kun tietojen käyttäminen on sallittua
- verkkosivujemme käytön yhteydessä evästeiden ja analytiikkateknologioiden avulla.
Kun tietoja ei saada suoraan henkilöltä itseltään, GDPR edellyttää muun muassa tietolähteen ja käsittelyn tarkoituksen läpinäkyvyyttä. Eur-Lex
7. Käyttämämme järjestelmät ja palveluntarjoajat
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia ja tietojärjestelmiä.
Keskeisiä järjestelmiämme ovat esimerkiksi:
- Pipedrive – asiakkuudenhallinta ja myynti
- Microsoft 365 – sähköposti, tiedostot ja muu yrityksen viestintä
- Google Analytics – verkkosivujen käytön analysointi.
Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja Vivotech Oy:n puolesta palveluidensa tuottamiseksi.
Huolehdimme henkilötietojen käsittelyä koskevista sopimusjärjestelyistä sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
8. Evästeet ja Google Analytics
Verkkosivustomme voi käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita sivuston teknisen toiminnan varmistamiseksi sekä sivuston käytön analysoimiseksi.
Käytämme Google Analytics -palvelua saadaksemme tietoa esimerkiksi verkkosivustomme käytöstä ja kävijämääristä. Analytiikan avulla kehitämme verkkosivustoamme ja palveluitamme.
Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö perustuu käyttäjän antamaan suostumukseen silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää. Käyttäjä voi hallita evästeitä verkkosivuston evästeasetusten kautta.
9. Henkilötietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.
Asiakas- ja yhteistyökumppanitietoja säilytetään asiakas- tai yhteistyösuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttämiseen on perusteltu liiketoiminnallinen tai lakisääteinen tarve.
Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään niin kauan kuin tiedot ovat ajantasaisia ja niiden käsittely B2B-myyntiä tai markkinointia varten on perusteltua.
Markkinointikieltoa koskeva tieto voidaan säilyttää myös muun tiedon poistamisen jälkeen, jotta henkilön kieltoa voidaan noudattaa.
Kirjanpitoon ja muuhun lakisääteiseen dokumentaatioon sisältyviä tietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.
Tarpeettomat ja vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
GDPR edellyttää, ettei tunnistettavassa muodossa olevia henkilötietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelyn tarkoitus edellyttää. Eur-Lex
10. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Emme myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi palveluntarjoajille silloin, kun se on tarpeen palveluidemme, tietojärjestelmiemme, taloushallinnon, markkinoinnin tai muun liiketoimintamme toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
Käyttämämme kansainväliset palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa huolehdimme siitä, että henkilötietojen siirrolle on GDPR:n mukainen peruste ja että henkilötietojen suojaamiseksi käytetään soveltuvia suojatoimia.
GDPR edellyttää myös tietoa henkilötietojen vastaanottajista sekä mahdollisista siirroista kolmansiin maihin ja niissä käytettävistä suojatoimista. Eur-Lex
11. Henkilötietojen suojaaminen
Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöt, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttöoikeuksia hallitaan ja henkilötietoja sisältävien järjestelmien tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti.
Myös käyttämiltämme palveluntarjoajilta edellytetään asianmukaista henkilötietojen suojaamista.
Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?
Emme myy, vuokraa tai luovuta tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille muissa kuin alla esitetyissä tapauksissa.
- Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa tai meillä on joku muu laillinen peruste luovutukseen.
- Voimme luovuttaa mainostajillemme mainonnan kohdentamista varten segmenttitietoja havainnoiduista käyttäjistä. Mainostajat eivät saa yhdistää näitä tietoja tunnistetun käyttäjän henkilötietoihin ilman käyttäjän suostumusta.
- Voimme luovuttaa tarkkaan valituille mainonnan kumppaneillemme tietoja havainnoiduista käyttäjistä mainostilan myymiseksi ja ostamiseksi sekä mainonnan kohdentamiseksi reaaliaikaisesti, mainonnan mittaamiseksi sekä kumppaneidemme tarjoamien palveluiden kehittämiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi.
- Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
- Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
- Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
- Palvelukohtaisten rekisteriselosteiden mukaisesti tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin lakien mukaisesti.
- Voimme luovuttaa laskuja yrityksille, jotka perivät saatavia.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- pyytää pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojen poistamista silloin, kun niiden käsittelylle ei enää ole laillista perustetta
- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
- vastustaa henkilötietojensa käyttämistä suoramarkkinointiin
- peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn perusteesta ja tilanteesta. GDPR:n 13 artikla edellyttää, että rekisteröidylle kerrotaan muun muassa näistä oikeuksista, käsittelyperusteista ja tietojen säilyttämisestä. Eur-Lex
Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen:
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme, käyttämiemme palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivuillamme.